인보이스(invoice) 뜻과 작성법 완벽 가이드
여러분이 온라인 쇼핑몰을 만들고 제품을 판매하거나 서비스를 제공한 후에는 돈을 받아야 할 것입니다. 유용한 정보를 하나 알려드릴까요? 전자상거래 비즈니스에서 대금을 요청하는 가장 좋은 방법은 고객이나 고객에게 청구하는 내용과 결제 기한을 정확하게 알려주는 인보이스를 작성하는 것입니다.
그렇다면 인보이스란 무엇이며, 인보이스는 어떻게 작성하고 어떤 정보를 포함해야 할까요? 인보이스 작성법 단계별 가이드를 살펴보도록 하겠습니다.
인보이스(invoice) 뜻
인보이스는 고객에게 제품 또는 서비스 판매에 대한 대금을 청구하는 문서입니다. 인보이스는 구매자에게 결제를 의무화하는 매출채권을 설정합니다. 나(판매자)와 고객 또는 클라이언트(구매자) 간의 공식적인 서면 합의라고 생각하면 됩니다.
또한, 내 비즈니스 수익을 추적할 수 있는 좋은 방법이기도 합니다. 재정을 적절하게 유지하는 것 외에도 서면 인보이스를 사용하면 투명성이 유지되고 납세 기간이 다가올 때 회계를 간소화할 수 있습니다.
영수증과 인보이스의 차이점은 무엇인가요?
엄밀히 말하자면 차이점은 없습니다. 영수증과 인보이스는 모두 고객이나 클라이언트에게 제품 또는 서비스에 대해 금액을 얼마나 결제해야 하는지 알리는 데 사용되는 문서를 가리킵니다. 하지만 이 두 용어의 주된 차이점은 누가 이 문서를 언급하는가에 있습니다.
먼저, 두 단어를 정의해 보겠습니다.
인보이스 정의
내 비즈니스는 제품 또는 서비스 판매 및 대가로 구매자가 결제해야 할 금액을 명시한 청구서를 발행하며 다음과 같은 역할을 합니다.
고객이 결제해야 하는 비즈니스 거래 문서화
특정 기한까지 고객이 결제하도록 요청
부기를 위해 판매한 서비스 및 제품 기록 보관
영수증 정의
고객은 나에게서 제품 및 서비스 대가로 결제해야 할 금액을 명시한 문서를 받습니다.
고객에게 결제해야 할 금액 명시
고객에게 부기에 사용할 경비 기록 제공
보시다시피, 비즈니스는 종종 이러한 문서를 '인보이스'라고 칭하지만 구매자는 결제해야 할 금액이 자세히 명시된 '영수증'을 받습니다. 이러한 절차는 다음과 같습니다.
1단계: 내 비즈니스에서 고객에게 인보이스를 보냅니다.
2단계: 고객이 영수증을 받습니다.
3단계: 고객이 결제해야 할 금액을 결제합니다.
4단계: 마지막으로, 회사에서는 결제가 완료되었음을 입증하기 위해 인보이스 영수증을 발행합니다.
인보이스에 대한 주요 법적 요건은 무엇인가요?
빈틈없고 전문적인 인보이스를 작성하고자 하는 경우 포함해야 할 중요한 세부 사항이 많이 있습니다. 여기에 포함해야 하는 내용들을 모두 알아보겠습니다.
비즈니스 이름: 공식적인 비즈니스 이름 및 세금 ID 번호. 전문적인 느낌을 더하려면 비즈니스 로고를 추가해 보세요.
고객 이름: 고객의 이름 또는 회사 이름 및 납세 ID 번호를 포함하여 고객을 식별합니다.
연락처 세부 정보: 고객의 연락처 정보뿐만 아니라 주소와 전화 번호를 기록하세요. 이것은 서로 연락을 취해야 하는 경우에 특히 유용합니다.
인보이스 번호: 이 번호는 인보이스를 추적하는 데 도움이 되기 때문에 혼동할 수 있는 일을 방지합니다. (전문가 팁: 고객의 회사 이름의 축약어 다음에 대시를 붙이고 월과 연도를 적어 인보이스를 쉽게 추적할 수 있습니다. 예: 인보이스 WIX-0520)
서비스 및 비용 목록: 인보이스에는 일반적으로 구매한 제품 또는 서비스, 가격 및 수량이 적혀 있습니다. 혼동을 피하기 위해 가능한 한 많은 세부 정보를 입력하세요. 예를 들어, 시간별로 결제하는 서비스를 제공하는 경우 작업을 완료하는 데 걸린 시간을 자세하게 명시합니다. VAT 또는 은행 계좌 이체 수수료에 대한 별도 항목을 기재합니다(해당하는 경우).
날짜: 인보이스 발행 날짜, 판매 또는 서비스 제공 날짜, 인보이스에 포함된 시간(정기 인보이스인 경우)을 포함하여 모든 관련 날짜가 명시되어야 합니다.
총 금액: 고객이 내게 결제해야 할 전체 금액을 보여주는 명확한 항목을 만드세요. 전체 금액은 해당 인보이스에 포함된 모든 제품 및 서비스를 포함해야 합니다. 총액을 계산하기 전에 추가 수수료를 포함시키는 것도 잊지 마세요.
결제 정보: 고객이 결제 방법을 알 수 있도록 은행 정보를 포함하세요. 또한, 많은 고객이 은행 정보와 같은 민감한 정보가 아닌 이메일 주소만 요구하는 PayPal 또는 Transferwise와 같은 타사 결제 처리 서비스를 사용하기도 합니다.
이용 약관: 모든 인보이스에 나와 고객 간에 합의된 조건을 작성하세요. 이는 내 요금, 반품/환불 정책, 제품 보증, 배송 정보 및 개인정보 보호정책을 의미할 수 있습니다.
기한: 결제가 예상되는 시기를 정확하게 작성하여 나중에 발생할 수 있는 혼란을 피하세요. 기한은 구체적으로 작성하세요. '2021년 5월 31일' 이런 식으로 써야 합니다. '30일 이내'라고 쓰지 마세요.
전문가 팁: 모든 인보이스에 대해 일관된 기간을 설정하여 언제 자금을 받을 수 있을지 쉽게 알 수 있습니다. 일반적으로 고객은 인보이스 발행일로부터 30일 이내에 결제해야 하지만 비즈니스 성격 및 총 결제해야 할 금액에 따라 기간을 더 짧거나 길게 설정할 수 있습니다.
인보이스를 전문적으로 보일 수 있게 하는 5가지 팁
인보이스를 비즈니스의 또 다른 모습이라고 생각하세요. 인보이스는 고객에게 적시에 결제해야 한다는 것을 알려주는 브랜드 신뢰를 구축하는 전문적인 방법입니다. 다음 5가지 전문가 팁을 기억해 두세요.
01. 브랜딩을 포함한다
브랜딩의 일관성을 유지하려면 인보이스에 로고를 추가하세요. 로고가 아직 없으신가요? 무료 로고 만들기 도구를 사용하여 비즈니스에 적합한 사용자 지정 로고를 만들어 보세요.
02. 인보이스 템플릿을 만들거나 사용한다
자신만의 템플릿을 만들거나 이미 만들어져 있는 템플릿을 사용하세요. 그런 다음 고객 또는 고객이 쉽게 파악하고 원하는 정보를 찾을 수 있도록 인보이스의 구조와 디자인을 일관성 있게 유지하세요.
03. 맞춤법을 확인하고 실수를 찾는다
당연한 말로 들릴지 모르겠지만 얼마나 많은 비즈니스들이 맞춤법을 틀리거나 실수를 하는지 모릅니다. 인보이스를 수정하고 다시 보내야 하는 상황이 생긴다면 고객에게 비즈니스의 이미지가 안 좋아질 수 있습니다. 따라서 보내기 전에 실수가 있지는 않은지 두 번 및 세 번 확인하세요.
04. 다양한 결제 옵션을 제공한다
고객이 제 시간에 신속하게 결제하기를 원한다면 디지털 지갑, 신용 카드 또는 은행 계좌 이체를 포함한 다양한 보안 결제 옵션을 제공하는 게 도움이 될 수 있습니다.
05. 감사 인사를 전한다
항상 '거래해 주셔서 감사드립니다'라는 인사를 전함으로써 인보이스를 마무리하는 것이 좋습니다. 진정성을 가지고 고객이 나에게 의미하는 바를 전달해 보세요. Bizfluent에 따르면, 이러한 방법은 심지어 결제 가능성을 5% 증가시킬 수도 있습니다.
생성기로 인보이스 작성하는 방법
다행히 인보이스를 작성하는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다. 사실, 무료 인보이스 생성기를 사용하면 수 분 안에 전문적으로 작성할 수 있습니다. 인보이스 생성기 사용법을 소개하겠습니다.
1단계: 정보를 추가한다
아래와 같은 나와 고객/클라이언트 모두에 대한 주요 세부 정보를 포함하세요.
이름 또는 비즈니스 이름
비즈니스 웹사이트
전화번호 또는 이메일 주소와 같은 연락처 정보
우편 주소
2단계: 청구하는 제품 또는 서비스를 설명한다
'인보이스 설정(Invoice Settings)'에 인보이스 번호, 발행 날짜 및 결제 기한을 입력합니다. 각 제품 또는 서비스에 대해 설명을 더한 항목을 추가합니다. 그런 다음 아래 내용을 추가합니다.
가격(또는 시간당 요금)
수량(또는 완료한 시간)
할인(해당되는 경우)
합계
추가 참고 사항 또는 약관
3단계: 마무리하여 발송한다
Wix의 인보이스 생성기는 자동으로 총계를 계산합니다. 보내기 전에 모든 정보가 올바른지 확인하세요. 작성을 완료하면 클라이언트에게 바로 이메일을 보내거나 다운로드할 수 있습니다.
4단계: 인보이스 영수증을 발급한다
고객이 결제를 완료하면 인보이스 영수증으로 후속 조치를 취할 수 있습니다. 이렇게 하면 받은 모든 결제 내역을 추적하는 데 도움이 됩니다.
처음부터 인보이스를 작성하는 방법
생성기의 도움 없이 작성하려면 다음 단계를 통해 처음부터 인보이스를 작성할 수 있습니다.
1단계: 비어 있는 스프레드시트를 연다
Google Sheets 또는 Microsoft Excel 과 같은 프로그램을 사용하여 비어 있는 새 스프레드시트를 엽니다.
2단계: 브랜드 전용 인보이스 헤더를 만든다
다음과 같이 브랜드 상세 정보 및 청구 정보를 포함한 헤더를 인보이스에 추가합니다.
내 로고
비즈니스 연락처 정보
인보이스 날짜
인보이스 번호
3단계: 고객 정보를 추가한다
회사 이름, 관련 담당자 이름, 주소, 이메일, 전화 번호 등 고객의 연락처 세부 정보를 추가합니다. 아래 예시를 참고해 보세요.
청구지:
회사 이름
서울시 강남구
강남대로 1234
4단계: 결제 기한을 추가한다
인보이스 상단 부근에 결제 기한을 연도, 월, 일 순으로 기재합니다.
5단계: 항목별 판매 목록을 추가한다
여기에는 내가 제공한 특정 서비스 및/또는 판매한 제품, 주문 날짜, 단위당 비용, 판매한 제품 수 및 납기 총액을 각 열에 요약하여 표로 만들 수 있습니다. 반드시 통화를 지정하세요.
6단계: 총액을 계산한다
가장 마지막 열에는 해당 인보이스에서 총 결제 받아야 할 금액을 계산하여 기재합니다. Excel의 SUM 함수와 같이 대부분의 스프레드시트에는 자동으로 계산하는 기능이 포함되어 있습니다. 모든 관련 할인, 서비스 수수료 또는 세율을 잊지 마세요.
7단계: 결제 세부 정보를 추가한다
PayPal ID와 같이 관련 결제 정보를 추가하세요. 은행 계좌 이체의 경우 이름, 계좌 번호, IBAN(또는 SWIFT 코드), 은행 및 은행 주소를 기재합니다. 하단에 '거래해 주셔서 감사합니다!'와 같은 개인적인 인사를 작성하세요.
8단계: 세금 정보를 추가한다
인보이스에 세금 정보를 추가하는 것은 판매자와 구매자가 모두 세금 규정 및 의무를 준수하도록 하는 데 매우 중요합니다. 부과된 세액, 적용된 세율, 납부세액 등 세금내역을 포함하면 명확한 금융 거래를 진행할 수 있습니다. 이러한 투명성은 당사자 간의 신뢰를 촉진하고 조세 채무에 관한 오해나 분쟁을 방지하는 데 도움이 됩니다.
또한, 기업이 세금을 정확하게 보고하고 관련 기관에 송금하는 것이 더 쉬워지므로 확실하게 세법을 준수할 수 있습니다. 세금 세부 정보를 포함하지 않으면 내 비즈니스에 벌금이 부과되거나 법적 문제가 발생할 수 있습니다.
인보이스 예시
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By 조윤정
SEO & 블로그 전문가
