온라인 이벤트를 성공적으로 진행하는 방법
팬데믹의 영양으로 최근 몇 년 동안 온라인으로 이벤트와 행사 등을 진행하는 것이 아주 보편화가 되어가고 있습니다. 온라인 이벤트로 전환을 하면, 온라인으로 플랫폼을 바꿔 이벤트를 진행하기 때문에 계획했던 행사를 취소하지 않아도 되며, 고객과 지속적인 관계를 유지해 나갈 수 있습니다. 다만, 단순히 ‘플랫폼만 바꾸면 되겠구나!’라고 생각해서는 안 됩니다. 구체적인 계획과 준비가 선행되어야만 온라인 이벤트를 통해 고객에게 긍정적이고 새로운 경험을 전달할 수 있기 때문이죠.
이번 아티클에서는 다양한 온라인 이벤트 형식과 어떻게 성공적으로 진행을 하는지, 그리고 온라인으로 이벤트를 진행하는 장점은 어떤 것들이 있는지 자세하게 알아보겠습니다.
온라인 이벤트 형식 선택하기
일부 이벤트 유형은 온라인 형식으로 수월하게 진행할 수 있는데요, 먼저 이에 해당하는 온라인 이벤트의 예를 살펴보겠습니다.
세미나
콘서트
워크숍
수업
간담회 및 콘퍼런스
친목 모임
오프라인 이벤트를 온라인으로 변경하기 전에 주최할 이벤트의 유형을 결정해야 합니다. 아래 질문을 묻고 답해보세요.
발표자가 한 명인지 혹은 두 명 이상인지?
참여자가 이벤트에 모습을 드러내고, 목소리를 낼 수 있기를 원하는지?
실시간으로 이벤트를 진행할 건지 아니면 미리 이벤트를 녹화하여 공개할 건지?
참여자와 어떻게 상호 작용할 것인지?
참여자가 이벤트에서 무엇을 얻기를 바라는지? (예. 정보, 유대감, 시각 및 청각 경험 등)
그런 다음 내가 진행하려는 이벤트에 가장 적합한 형식을 선택하세요.
화상 회의
일대일 서비스, 수업, 워크숍, 친목 모임에 적합한 형식입니다. 청중의 참여를 독려하는 방법 연구에 힘쓰도록 하세요.
필요한 것: 주최하는 이벤트 유형에 따라 비교적 많은 기술 장비가 필요할 수 있습니다. 온라인 요리 교실을 연다고 가정해볼까요? 조리 과정에서 쓰이는 도마와 스토브 등을 모두 화면에 잘 담아내야 하기 때문에 새가 하늘에서 내려다보는 것처럼 버즈아이뷰(Bird's Eye View) 앵글을 잡을 수 있는 카메라가 필요합니다.
웨비나
웨비나(Webinar)란 웹(Web)과 세미나(Seminar)의 합성어로 온라인상 진행되는 세미나, 회의를 의미합니다. 전달하려는 정보를 프레젠테이션 슬라이드 쇼로 전달하는 형식으로 세미나, 워크숍, 수업에 적합합니다. 앞서 설명한 화상 회의와 웨비나가 헷갈리시나요? 웨비나는 발표자 중심의 플랫폼으로 화상 회의에 비해 발표자와 참여자 간 양방향 소통이 제한적입니다. 화상 회의에서는 이벤트 주최자와 참여자가 서로 얼굴을 보고 대화가 가능하지만 웨비나에서는 발표자가 참여자의 얼굴을 보지 못하며, 참여자가 채팅창에 남긴 메시지로 인한 제한적 소통만 가능합니다.
필요한 것: 보통 컴퓨터만 있다면 기술적으로 웨비나를 준비하는 데 문제가 없습니다. 발표자는 발표할 자료를 슬라이드 쇼나 정리된 원고로 잘 준비해 놓아야 합니다. 혹시 Q&A 세션을 통해 실시간으로 질문을 받고 답할 계획이라면 질문과 댓글을 정리할 담당자를 따로 두는 것이 좋습니다.
콘서트나 스포츠 경기와 같은 대규모 행사에 사용하세요. 청중이 이벤트에 모습을 드러내고, 목소리를 낼 수 없는 형식이기 때문에 소외감을 느끼지 않게 하기 위해서는 마치 콘서트 현장에 있는 것 같은 기분이 들게끔 신경 써야 합니다.
필요한 것: 이벤트 규모에 따라 전문 장비와 함께 전문 기술자가 필요할 수 있습니다. 콘서트를 주최하는 경우 최고의 소리를 전달하기 위해 음향 전문가와 음향 시설을 제대로 갖추어야 합니다.
오프라인으로 계획했던 이벤트를 온라인 플랫폼으로 이동하려는 경우 변경해야 할 요소가 있는지 파악해야 합니다.
온라인 이벤트를 진행하는 방법
주최할 이벤트 유형에 알맞은 진행 형식을 결정했다면 실질적으로 어떻게 이벤트를 준비해야 하는지 단계별로 알아보겠습니다.
01. 기본적인 장비 준비
시스템 오류없이 작동하는 컴퓨터, 안정적인 인터넷 연결 및 와이파이, 웹캠 및 카메라, 마이크 및 헤드셋이 온라인 이벤트 진행시 필요한 기본 준비물입니다.
02. 소프트웨어 선택
목적에 따라 선택할 수 있는 소프트웨어 옵션이 다양하므로 내 이벤트 성격에 가장 적합한 소프트웨어가 무엇인지 조사하고, 신중하게 고르세요.
편의를 위해 이벤트 형식별로 권장하는 소프트웨어를 정리해 보았습니다.
웨비나
화상 회의
라이브 스트리밍
03. 리허설 테스트 실시
모든 장비와 프로그램들이 제대로 작동하는지 확인하기 위해 최소 한 번 이상의 리허설 테스트를 실시하세요. 동료, 친구에게 이벤트에 참여하도록 도움을 청하여 참여 과정 중에 아무 문제가 없는지, 모든 기능이 잘 작동하는지 확인하세요.
04. 다양한 채널에 홍보
고객, 게스트에게 온라인 이벤트의 정보를 적극적으로 알리세요. 웹사이트에 이벤트 내용과 일정을 추가하여 티켓 구매까지 이루어지게 유도하세요.
SNS로 홍보하기: SNS에 이벤트 홍보 게시물을 올려 새로운 게스트가 참여할 수 있도록 하세요.
이메일 초대장 보내기: 이메일 마케팅을 이용하여 초대장을 이메일로 발송하세요. 초대장 수신자가 이메일을 그냥 지나치지 않고 확인하게 만들기 위해서는 눈에 띄는 메일 제목을 작성해야 합니다.
05. 이벤트 전 게스트가 숙지해야 할 정보 미리 공유
이벤트 등록 절차가 끝나면 이벤트 참여 링크가 포함된 확인 이메일을 바로 게스트에게 전송하세요. 이벤트에 참여할 때 사용되는 애플리케이션 정보와 참여 방법 등이 포함돼야 합니다. 또한, 리허설을 잘 진행했다 하더라도 예기치 못한 문제가 일어날 수 있기 때문에 이벤트 진행 중 발생 가능한 모든 문제 상황을 예측하여 상황별 해결책을 게스트에게 안내하세요.
변경 사항을 업데이트해야 할 경우 Wix 모바일 앱을 사용하여 게스트에게 알릴 수 있습니다. 게스트 간 서로 소통하고 교류할 수 있는 게시판을 추가하면 여러모로 유용하게 쓸 수 있습니다. 게스트가 게시판 활동에 적극적으로 참여하도록 격려하기 위해서는 커뮤니티 규칙을 정하여 공지하는 것이 중요합니다. 게시판을 통해 게스트가 이벤트에서 기대하는 것이 무엇인지 파악할 수 있으며, 이벤트가 끝난 후에는 참여 후기를 받아 추후 이벤트 기획에 큰 도움이 됩니다.
06. 웹사이트에 이벤트 동영상 추가
이벤트가 끝났다고 해서 다 끝난 게 아니란 거 아시죠? 녹화한 이벤트 동영상을 웹사이트에 올려 커뮤니티 회원 및 사이트 방문자가 '다시보기' 할 수 있도록 두세요.
Wix 동영상을 사용하면 녹화 동영상을 동영상 라이브러리에 쉽게 업로드할 수 있을 뿐만 아니라 유료 채널 구독으로 인한 수익 창출이 가능합니다.
온라인으로 이벤트를 진행하면 얻게 되는 효과
달라진 생활방식에 최적화된 마케팅 활동
코로나19 사태의 장기화로 외출을 자제하면서 ‘집콕’ 생활에 익숙해진 사람들은 어느 때보다 많은 시간을 온라인에서 보내고 있습니다. 사회적 거리두기가 사람들 간 마음의 거리까지 멀어지게 하면서 고립감과 우울감을 느끼는 ‘코로나 블루’ 증상이 급증하고 있다고 합니다. 따라서, 사람들과의 교류가 가능하지만 비대면 형식이라 참여하기에 부담이 없는 온라인 이벤트를 적극 활용해야 할 때입니다. 잠재 고객들의 간지러운 곳을 긁어줄 수 있는 최적의 마케팅 활동인 셈이죠.
적극적인 이벤트 참여를 유도
사람들은 오프라인 이벤트에서보다 온라인 이벤트에서 심리적으로 더 편안함을 느끼는 경향이 있습니다. 이러한 경향을 충분히 발휘할 수 있도록 이벤트 참여자가 질문을 남기고, 의견을 교류할 수 있는 게시판을 만들어주세요. 게시판에서 받은 질문과 의견을 자세히 살펴보고, 이벤트 진행 중 혹은 추후에 블로그 게시물을 통해 답변을 남겨 쌍방향 소통을 이어나가세요.
저비용 & 간단한 절차
온라인 이벤트는 비교적 비용이 적게 들며 그 절차가 간단합니다. 오프라인 이벤트 기획 시 고려해야 할 행사 진행 추가 인력 고용비, 장소 대여 등을 고민할 필요가 없기 때문이죠. 대신, 이벤트 콘텐츠를 보면 참여하고 싶은 마음이 샘솟을 정도로 흥미롭고 색다른 콘텐츠가 준비되어야 합니다. 온라인 이벤트의 성패는 콘텐츠에 달려있다고 해도 과언이 아닙니다.
공간적 제약이 없음
장소 섭외나 수용 인원을 걱정하지 않아도 됩니다. 초대하고 싶은 사람들을 모두 초대할 수 있습니다. 오프라인 이벤트를 계획할 때 여러 제약 때문에 초대할 수 없었던 사람들에게 연락할 수 있는 좋은 기회입니다. 더 많은 사람들을 초대하여 브랜드의 가치와 매력을 널리 알리고 인지도를 높이세요.
이벤트 이후의 다양한 활용 가능성
이벤트가 끝났다고 해서 모든 것이 다 끝난 것은 아닙니다. 이벤트 종료 후 녹화 영상과 같은 기록을 웹사이트, YouTube 채널에 남기면 새로운 시청자를 계속해서 끌어들일 수 있습니다. 즉 잠재 고객을 지속적으로 확보하는 결과를 낳게 됩니다. 또한, 가입 회원만 접근할 수 있는 회원전용 페이지를 만들어 콘텐츠로 인한 수익을 창출할 수 있습니다.
By 조윤정
SEO & 블로그 전문가
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